FAQ Fatturazione elettronica passiva

In questa pagina sono riportate le FAQ inerenti alla fatturazione elettronica passiva.

Un fornitore ha trasmesso una fattura al Politecnico, ma la fattura non è visibile in Ugov e/o in Titulus. Che fare?

Dopo l’invio della fattura al Politecnico, il fornitore deve aver ricevuto almeno un messaggio dal Sistema di Interscambio. Il fornitore deve, pertanto, verificare che non si tratti di una “Notifica di scarto”. Se il fornitore riceve la “Notifica di scarto” significa che il Sistema di Interscambio non ha trasmesso la fattura al Politecnico. Nessuna informazione viene fornita al Politecnico dal Sistema di Interscambio in relazione alle fatture scartate: l’informazione dello scarto è indirizzata esclusivamente al fornitore.

Perché in Ugov non vedo alcune fatture?

Provare a spuntare l'opzione "Includi UO nulle" nei parametri di ricerca e ricaricare l'elenco. Se anche dopo tale operazione la fattura risulta ancora non visibile, la stessa è assegnata ad un'altra unità organizzativa. In tal caso, provare a contattare il referente dell'unità organinizzativa di livello superiore e, in ultimo, il Settore Servizi finanziari affinchè sia valorizzato il campo "UO origine" con il codice corrispondente alla unità organizzativa che dovrà procedere all'accettazione della fattura.

Perché in Titulus non vedo alcune fatture?

In Titulus sono visualizzabili i documenti di cui si è RPA e in CC. Si possono visualizzare anche i documenti della UOR (a condizione che l'account di Titulus abbia tale abilitazione). Se non si visualizzano le fatture qualcun'altro è stato indicato quale RPA della fattura: occorre preliminarmente verificare che l'assegnazione sia stata fatta al prorpio responsabile o al responsabile della UOR di livello superiore. Si deve tener presente, altresì, che le fatture con il codice univoco ufficio UF25OJ sono automaticamente assegnate al Responsabile del Settore Servizi Finanziari. In ultimo si può chiedere all'Ufficio protocollo.

Ho corretto gli errori di una fattura che è stata riassegnata alla mia unità organizzativa e ho terminato il processo di correzione con "Ricalcola tutto"; tuttavia, dopo tale operazione, non vedo più la fattura.

La funzione "Ricalcola tutto" resetta la fattura allo stato originale del file XML, cioè annulla tutte le correzioni apportate per la soluzione di errori, compresa la modifica sul campo "UO origine". Se, pertanto, il campo "UO Origine" è stato modificato al fine di assegnare la fattura a un'altra UO, il ripristino dell'assegnazione al valore del file XML fa sì che l'operatore di UGov a cui è stata riassegnata la fattura non vedà più la stessa dopo il ricalcolo.

Quali informazioni devo comunicare al fornitore perché possa ricevere in maniera automatica la fattura?

Al fornitore deve essere obbligatoriamente comunicato il Codice univoco ufficio di IPA. Le UO che non hanno un proprio Codice univoco ufficio devono altresì comunicare il codice Riferimento Amministrazione. L'elenco dei codici è disponibile nella pagina del sito web del Politecnico relativa alla fatturazione elettronica.

La mia unità organizzativa non ha un proprio Codice univoco ufficio ma utilizza quello della Direzione a cui appartiene: come devo comportarmi?

Le UO che non hanno un proprio Codice univoco ufficio devono comunicare oltre al Codice univoco ufficio della struttura di livello superiore a cui appartengono anche il codice Riferimento Amministrazione. L'elenco dei codici è disponibile nella pagina del sito web del Politecnico relativa alla fatturazione elettronica.

Su Titulus mi è stata assegnata una fattura, ma non in Ugov. Cosa devo fare?

Se la fattura deve essere trasmessa al Settore Servizi Finanziari per il pagamento e non hai l'acceso ad Ugov, devi stampare la fattura, quindi inviare la richiesta di pagamento al competente settore con le stesse modalità precedenti all'introduzione della fattura elettronica. Altrimenti devi contattare il referente Ugov della UO a cui la fattura è stata assegnata, o, in alternativa, il Settore Servizi finanziari, affinchè sia modificato il campo "UO origine" nella testata della fattura.

UGov visualizza una fattura che devo elaborare, ma che non mi è stata assegnata in Titulus. Cosa devo fare?

In Titulus la fattura potrebbe essere stata assegnata: 1) al tuo responsabile, 2) al responsabile della UO di livello superiore, 3) al Responsabile del Settore Servizi finanziari. Devi contattare i responsabili nell'ordine indicato affichè provvedano a cambiare l'RPA della fattura. In alternativa poi contattare l'Ufficio protocollo.

Se modifico l’assegnazione di una fattura in Titulus, la modifica viene recepita anche da Ugov?

No. Se si tratta di unità organizzative differenti occorre modificare in UGov anche il codice "UO origine" nella testata della fattura.

Se modifico l’assegnazione di una fattura in Ugov, la modifica viene recepita anche da Titulus?

No. UGov assegna le fatture elettroniche a una UO (unita organizzativa), mentre Titulus a un RPA (responsabile del procedimento amministrativo): in caso di cambio della "UO orgine" in Ugov, occorre modificare l'assegnazione del responsabile del procedimento (RPA) in Titulus.

Mi è stata assegnata una fattura elettronica in Titulus, come faccio a visualizzarla senza UGov?

Il portale "FatturaPA" mette a disposizione una serie di funzioni relative alla fatturazione elettronica tra anche la possibilità di visualizzare e stampare il documento della fattura elettronica. Di seguito si illustrano i passi necessari.

1. Utilizzando Internet Explorer, recuperare la fattura in Titulus.
2. Nel riquadro "Documenti informatici" fare cliccare sul link del collegamento al file con estensione .p7m. con il pulsante destro del mouse e selezionare la voce "Salva oggetto con nome".
3. Salvare il documento in una cartella del proprio computer (es. desktop).
4. Navigare sul sito http://www.fatturapa.gov.it
5. Cliccare sul pulsante "Utilizza" presente nel riquadro "Strumenti"
6. Cliccare sul link "Vai all’applicazione Visualizzare file del SdI" del paragrafo "Visualizzare file del SdI"
7. Cliccare sul pulsante "Sfoglia" in corrispondenza della riga "File fattura da visualizzare"
8. Selezionare il file .p7m salvato da Titulus
9. Inserire il codice di sicurezza come visualizzato nell’immagine (captcha)
10. fare clic sul pulsante "Visualizza"

Dove si trovano i messaggi del Sistema di Interscambio connessi ad una fattura elettronica?

Titulus gestisce il flusso di file e notifiche tra UGov e il Sistema di Interscambio (SDI). I messaggi con il Sistema di Interscambio sono registrati insieme al documento fattura elettronica. Per maggiori dettagli sul recupero dei messaggi si rimanda alla relativa sezione del Manuale utente Fatturazione Elettronica (ciclo passivo) di Titulus.

Come faccio a visualizzare il contenuto dei messaggi ricevuti dal sistema di interscambio?

Il procedimento è analogo a quello per la visualizazione della fattura, con l'unica differenza di cliccare sul pulsante "Sfoglia" in corrispondenza della riga "File messaggio da visualizzare".