Bonifica Unità Organizzative
Questa pagina descrive le operazioni relative alla bonifica dei dati delle Unità Organizzative (abbr. UO) presenti in CSA.
Situazione iniziale
La situazione della tabella delle Unità organizzative presenta le seguenti criticità:
- dati incompleti;
- dati non aggiornati;
- dati non omogenei;
- erronea o non coerente classificazione delle UO;
- inserimento multiplo della stessa UO;
- presenza di UO mai esistite presso il Politecnico.
Le informazioni sono state inserite senza che sia stato seguito un criterio, sia per il nome della UO che per la classificazione della tipologia. Si rileva l'avvicendamento del personale nell'utilizzo della Porcedura CSA senza un'adeguata formazione, nè cìè stato uno studio puntuale della nomenclatura e classificazione delle UO. Risultano registrate, infine, alcune UO estranee al Politecnico di Bari.
Step per la normalizzazione della tabella UO
La revisione della tabella prevede le seguenti fasi:
- Estrazione dei record dalla tabella CSA
- Aggiornamento della classificazione delle UO
- Definizione delle regole di nomenclatura delle UO (di seguito regole di nomenclatura UO)
- Normalizzazione della tabella UO con le nuove regole
Estrazione dei record dalla tabella CSA
L'estrazione dei record delle UO dalla tabella CSA è propedeutica alle successive attività di normalizzazione della tabella UO in CSA, permette di avere un quadro completo di tutte le informazioni delle UO inserite in CSA e, infine, permette di poter lavorare in modalità disconnessa da CSA (off-line).
L'attuale configurazione delle UO (17 settembre 2012) deve essere rivista in quanto, in passato, non si è proceduto alla classificazione di una diversa denominazione della medesima struttura, ma la nuova denominazione è stata inserita come nuova UO.
Stampa delle UO in CSA
Per l'estrazione della tabella completa delle UO non si deve tenere conto della data di riferimento. Selezionare il menu Strutture-> Unità organizzative, OK, cliccare sulla griglia con il pulsante destro del mouse e togliere la spunta sulla voce Visualizza i dati validi alla data di riferimento, OK. Cliccare nuovamente sulla griglia con il pulsante destro del mouse e selezionare la voce Stampa. Nella finestra Impostazioni della Stampa cliccare sul pulsante Seleziona campi e quindi selezinare i campi 'Codice', 'Descrizione', ' Descrizione abbreviata', selezionare l'opzione Solo decodifiche (no codici), Ok, Ordina sui campi e selezionare il campo 'codice', Ok, Visualizza anteprima. Salvare il report come file di testo Elenco 'UO(Cod-Descr-Abbr).txt'. Chiudere la finestra del report. Premere nuovamente il pulsante Seleziona campi e selezionare i campi 'codice', 'data iniziale', 'data finale', 'data inserimento', 'data modifica', 'operatore', selezionare l'opzione Solo decodifiche (no codici), Ok, Ordina sui campi e selezionare il campo 'codice', Ok, Visualizza anteprima. Salvare il report come file di testo Elenco Elenco UO(Cod-dtini-dtfin-dtins-dtmod-operat)'. Chiudere tutte le finestre e trasportare su locale i files txt appena creati. Importare i dati in Access passando per Excel (Importazione txt).
Aggiornamento della classificazione delle UO
L'Unità Organizzativa è caratterizzata da un tipo che, a sua volta, viene definito da un macrotipo. Tipo e macrotipo dell'unità organizzativa sono predeterminati nelle tabelle predisposte da Cineca. Tali tabelle sono accessibili dal menu Tabelle -> Tabelle generali.
Nella scelta della tipologia dell’unità organizzativa si è cercato di astrarre il nome della u.o. e di slegarlo dal nome del tipo di u.o., tenendo conto anche del fatto che il Politecnico, e in particolare l’amministrazione centrale, essendo di dimensioni medio – piccole è soggetto con una certa frequenza a riorganizzazioni che interessano la sua interezza.
Se si confrontano l’organizzazione dell’Amm.ne centrale attuata il 22 gennaio 2002 (rettore prof. Castorani) con quella del 20 dicembre 2006 (rettore prof. Marzano) e ancora quella del 2009 (Rettore prof. Costantino), si troverà che alcune unità organizzative, in particolar modo quelle sotto la responsabilità di un EP, sono rimaste pressocchè identiche, nell’organizzazione gerarchica, nelle funzioni e nelle afferenze di personale, cambiando semplicemente denominazione (es. Area Pianificazione e Gestione Economico Finanziaria diventa Settore Ragioneria e quindi Settore Servizi finanziari). Per questo motivo si è scelto di classificare le unità organizzative usando un insieme molto ristretto della tabella dei Tipi di unità organizzative, slegando il nome di una u.o dal suo tipo, eliminando le ridondanze e semplificando in questo modo il lavoro di classificazione delle strutture. Infatti, una eccessiva specializzazione del tipo implica che modifiche di una u.o. comportano la chiusura della u.o. e la crezione di una nuova con il conseguente aggiornamento dell'afferenza organizzative del personale. Inoltre, in tal modo, verrebbe meno la possibilità di avere un quadro evolutivo delle unità organizzative attraverso la storicizzazione delle stesse, ovvero il mantenimento dello stesso codice u.o., in quanto le due unità organizzative risulterebbero tra loro completemente svincolate e con codici diversi. L'aspetto negativo di tale scelta è, invece, l'assenza di una forte tipizzazione della struttura, che però può essere mitigato inserendo nella denominazione delle u.o. qualche riferimento al tipo.
Revisione dei nomi delle UO
Dopo aver creato una tabella con i dati delle UO, si è proceduto ad una prima standardizzazione dei nomi. Tale standardizzazione è avvenuta a seguito di definizioni di alcune regole. Tali regole sono presenti nella pagina Unità organizzative.
Normalizzazione della tabella UO con le nuove regole
È stata recuperata la documentazione sulla evoluzione organizzativa del Politecnico (D.D., D.R., Delibere SA e CdA) e sono stati predisposti due elenchi delle strutture dell’amministrazione centrale (173) e decentrate (62) con l’indicazione delle date della loro attivazione/disattivazione e della codifica DALIA da attribuire in CSA. Il recupero della documentazione è stato molto difficoltoso, sia per l’eterogeneità delle fonti che per la mancanza di un archivio unico e di una catalogazione puntuale della stessa. Per tale ragione, non si esclude che l’informazione delle strutture più datate, possa essere imprecisa o incompleta. L’inserimento delle informazioni in CSA è avvenuto in due fasi. Inizialmente si è tentato di intervenire sulle strutture già caricate in CSA. Tuttavia, considerati alcuni vincoli dell’applicativo per i quali la rettifica dei dati necessitava del supporto tecnico del Cineca, con conseguente allungamento dei tempi, si è ritenuto, in un secondo tempo, più opportuno e immediato eliminare tutte le informazioni già inserite e reintrodurre ex novo le informazioni corrette. Sono state, quindi, cancellate 317 unità organizzative e circa 400 record inerenti alle relazioni tra esse e, quindi, caricate circa 200 unità organizzative, considerando l’evoluzione strutturale del Politecnico a partire dalla sua fondazione (novembre 1991). Nell’inserimento del dato é stata curata, in particolar modo, la sua storicizzazione mantenendo lo stesso codice per le unità organizzative che, pur avendo cambiato denominazione, avessero conservato le stesse funzioni. In seguito, con l’integrazione di CSA in UGOV, essendo cambiata la logica di gestione delle informazioni delle afferenze organizzative e delle sedi, sono state introdotte ulteriori 9 sedi e 5 raggruppamenti di unità organizzative. Sulla struttura delle unità organizzative, così configurata, si imperniano la struttura delle unità analitiche e la struttura delle unita economiche di Ugov.